A maioria dos viajantes corporativos, utilizam o tempo livre de suas viagens como as conexões entre voos, para adiantar pautas profissionais como realizar conference calls e editar relatórios e apresentações. Realizar essas ações na sala de espera dos aeroportos pode se tornar um esforço cansativo e pouco produtivo.
Nos aeroportos existem diversas opções de salas VIP’s e uma ótima maneira de otimizar o tempo livre de seus viajantes, é tornar o uso dessas salas como parte da política de viagens da sua empresa. Os benefícios são diversos, além do conforto, o viajante usufrui de um local silencioso e calmo, tem acesso a uma conexão de internet de melhor qualidade, tem a privacidade para fazer ligações de assuntos sigilosos, e ainda contam com serviços alimentares, o que traz economia nas refeições, pois elas costumam ser caras nos aeroportos. Se a viagem for muito longa, há também a possibilidade do viajante poder tomar banho e relaxar com massagens.
A utilização das salas é viável e possível, e representa possibilidade de economia e melhoria da experiência do viajante. Porém, algumas outras prioridades são traçadas e a implementação desta pauta acaba ficando para planos futuros. Nos Estados Unidos essa prática é muito mais popular comparado a América Latina, alguns problemas estruturais fazem com que os travel managers foquem em outras questões, mas a tendência vem se estabelecendo por aqui, e cada vez mais torna-se importante pensar na experiência do viajante que representa sua empresa, pois essa solução torna-se um incentivador para atrair melhores resultados.
Alguns programas de fidelização oferecem o serviço das salas, mas o que funciona nas viagens a lazer, pode não se aplicar nas viagens corporativas, por apresentarem conflitos de interesse. As companhias aéreas dão acesso a qualquer sala VIP que o cliente estiver credenciado, mas podem incentivar o viajante a utilizar sempre o espaço da mesma empresa, tornando-a sua preferencial. Isso pode conflitar com os critérios traçados pelo Travel Manager, pois a maioria das políticas de viagens quer que o colaborador escolha a menor tarifa disponível e se ele for fidelizado a algum programa, ele tentará utilizá-la sempre que possível, mesmo que ela não possua o preço mais adequado. Para que problemas como esse não aconteça, a implementação tem que ser traçada com tempo, para que todas as regras possam ser alinhadas, e as pessoas a serem elegíveis escolhidas. Para isso, geralmente os setores de RH, marketing e jurídico, definem todos os detalhes da nova regra da política de viagens.