Cada vez mais empresas buscam o auxílio especializado das agências de viagens corporativas, com o objetivo de obter especialização no planejamento das viagens e reduzir custos.
As TMCs – Travel Management Companies atuam em todas as etapas relacionadas a viagens corporativas de uma empresa, provendo qualificação na prestação de serviços e soluções de gestão. Confira algumas das vantagens abaixo:
- Redução significativa de Custos
Muitas empresas acreditam que a contratação de uma agência é um investimento de alto custo, mas se surpreendem quando percebem que na verdade, o cenário é o oposto. A falta de um planejamento especializado para a execução das viagens acarreta em uma gestão ineficiente e onerosa. As TMCs são especialistas no assunto, e conseguem atuar com alta demanda, maximizando o poder de negociação e conseguindo entregar tarifas e condições especiais em passagens aéreas e hospedagens, além de serviços como aluguel de carros, transfers, contratação de seguro viagem, entre outros.
- Agilidade na Emissão de Documentos
Ao planejar uma viagem, é muito importante estar atento a documentação necessária, como emissão, renovação, prazos e vencimentos de passaportes e vistos – serviço que requer especialização e que quando feito por pessoas sem experiência, torna-se um processo muito lento e em muitas vezes, ineficaz. As TMCs, através de profissionais treinados, têm expertise e provém o serviço de maneira mais assertiva e ágil.
- Ferramentas de Selfbooking
As agências oferecem plataformas que integram em um único local, passagens aéreas, hospedagem e demais serviços terrestres, para que o viajante possa realizar o planejamento de sua viagem. Tudo é online e personalizado, e parametrizado conforme a política de viagens de cada empresa. As plataformas garantem controle de gastos, gerenciamento de fluxo e relatórios para gestão do programa de viagens.
- Atendimento 24 Horas
Em uma viagem corporativa, as emergências e imprevistos são uma grande preocupação para as empresas, pois o colaborador é quem as representa e assegurar o seu bem-estar e segurança devem estar sempre em primeiro lugar. Uma TMC comprometida garante uma solução dinâmica e eficiente, oferecendo suporte 24hrs por dia, 7 dias por semana, aonde quer que o viajante esteja. Através dos canais de atendimento, ele pode contar com uma equipe à sua disposição e tem assistência caso necessite, desde o deslocamento até o regresso à sua casa.
- Assessoria no Embarque
Esse serviço é um diferencial que algumas TMC´s apostam para encantar os seus clientes e assegurar um processo de embarque tranquilo e de qualidade. Os aeroportos são locais com alto fluxo de pessoas, muitas filas e o processo pode ser muito estressante. O papel dos profissionais que prestam assessoria é acompanhar o embarque, atuar em casos de qualquer tipo de adversidade, seja um atraso ou cancelamento de voo. Este profissional se antecipa e resolve a divergência muitas vezes até antes da chegada do passageiro no aeroporto. É um serviço utilizado principalmente por executivos de altos cargos, que precisam de praticidade e de atendimento personalizado.
- Controle Detalhado de Gastos
A gestão das viagens corporativas, dada aos diversos produtos e serviços envolvidos, exigem ferramentas que possibilitem uma análise abrangente. As TMC’s possuem sistemas que permitem a confecção de relatórios gerenciais customizados de acordo com a necessidade de cada cliente. Esses relatórios trazem informações detalhadas sobre os gastos de cada viagem, possibilitando a classificação das despesas por tipo, colaborador ou prestador de serviço, entre diversos recursos e filtros disponíveis. A gestão de dados é indispensável para o cumprimento da política e o sucesso do programa de viagens.
- Serviços de Consultoria
Juntamente com os relatórios gerenciais, muitas TMCs entregam a consultoria em gestão de viagens. Em conjunto com profissionais da área, os travel managers podem analisar os dados recebidos e tomar decisões precisas e traçar estratégias promissoras para alcançar os objetivos traçados para cada deslocamento. Essa consultoria possibilita também que os Travel Managers possam se concentrar em outras atividades e responsabilidades, caso a empresa não possua um recurso dedicado somente às viagens corporativas.
- Produtividade e Foco no Core Business
A TMC cuida do planejamento, execução e todas as questões operacionais provenientes de uma viagem corporativa. Isso permite que os viajantes se dediquem exclusivamente às tarefas oriundas de sua atividade e cumpram com assertividade os objetivos do seu deslocamento.
Cada empresa tem um ramo de atividade e uma necessidade distinta. Ao escolher uma TMC, é importante analisar os recursos, estrutura, tradição e expertise para a entrega de soluções adequadas às necessidades da empresa.