Cada vez mais empresas buscam o auxílio especializado das agências de viagens corporativas com o objetivo de aumentar sua produtividade e reduzir gastos desnecessários. As TMCs atuam em todas as etapas relacionadas às viagens corporativas de uma empresa, executando uma série de funções importantes e entregando soluções qualificadas para seus clientes, algumas das mais importantes, descreveremos abaixo:
- Redução de Custos
Muitas empresas acreditam que a contratação de uma agência especializada na gestão de viagens corporativas é um investimento de alto custo, mas se surpreendem quando percebem que na verdade, o cenário é oposto. Apesar de inicialmente a terceirização dessa atividade ter um custo adicional, a longo prazo ele acaba tornando-se significativamente menor quando comparado às despesas e a falta de um planejamento especializado para a execução das viagens. Isso ocorre porque as TMCs são especialistas no assunto, e conseguem atuar com alta demanda, o que faz com que elas possuam fornecedores parceiros e descontos exclusivos, fazendo com que seu poder de negociação seja muito maior, consequentemente, ela entrega para seus clientes tarifas de passagens aéreas e hospedagens, além de outros serviços como aluguel de carros, transfer, contratação de seguro, entre outros, com preços bem mais competitivos.
- Emissão de Documentos
Para planejar uma viagem corporativa, é muito importante estar atendo a documentação necessária, como emissão, renovação, prazos e vencimentos de passaportes e vistos, serviço que necessita de agilidade, mas que quando feito por pessoas com pouco conhecimento e experiência, torna-se um processo muito lento. Nesses casos as agências tornam-se as melhores opções, seus profissionais experientes e treinados sabem exatamente como proceder, para entregar todos os documentos necessários dentro da necessidade do cliente.
- Ferramentas de Selfbooking
As agências oferecem plataformas digitais que integram em um único local todas as informações e meios necessários, para que o colaborador e a empresa possam visualizar detalhes do planejamento de sua viagem. Tudo é online e personalizado, além de reduzir custos, a plataforma garante um melhor controle de gastos, gerenciamos de fluxos e relatório de viagens.
- Atendimento 24 Horas
Em uma viagem corporativa o cuidado com emergências e imprevistos precisa ser uma preocupação ainda maior, pois o colaborador é quem representa a empresa, e seu bem-estar e segurança devem estar sempre em primeiro lugar. Uma TMC comprometida garante uma solução rápida e eficiente, oferecendo suporte 24hrs por dia, 7 dias por semana, em qualquer lugar do mundo. Nesses casos, o colaborador recebe antes da viagem um número de telefone para entrar em contato, com uma equipe à sua disposição, caso ele necessite de algum tipo de suporte.
- Controle Detalhado de Gastos
São diversos os custos envolvidos em uma viagem corporativa, ser uma empresa capaz de gerenciar e controlar o custo das viagens de todos os colaboradores, não é assim tão fácil. As TMC’s possuem sistemas que permitem e emitir relatórios gerenciais precisos sobre o gasto de cada viagem realizada, possibilitando também a classificação das despesas por tipo, colaborador ou prestador de serviço.
- Serviços de Consultoria
Em muitas TMCs, é entregue também uma consultoria em gestão de viagens, em conjunto com profissionais da área, as empresas conseguem analisar dados prévios, tomar decisões precisas e traçar estratégias promissoras para alcançar os objetivos traçados para cada deslocamento.
- Produtividade e Foco dos Gestores
Com a TMC dedicada às questões burocráticas e tudo que envolve as viagens corporativas da empresa, que demandam bastante tempo e planejamento, o colaborador conseguirá manter-se focado e produtivo no objetivo do seu deslocamento e pode ocupar-se com outras atividades e responsabilidades.
Sem preocupação de executar as tarefas burocráticas de uma viagem corporativa, que demanda tempo, e precisa de um planejamento eficiente, os Travel Managers podem se concentrar em outras atividades e responsabilidades.
A escolha da TMC correta, que consiga entregar as soluções adequadas às necessidades de sua empresa, deve levar em conta a experiência e tradição da agência.