As viagens corporativas são consideradas uma das atividades mais importantes de empresas de todos os portes, grandes, médias ou pequenas. Por esse motivo, é fundamental que uma empresa em crescimento, busque reduzir os custos relacionados as inúmeras viagens de negócios que seus colaboradores necessitam fazer.
Empresas de grande porte, geralmente conseguem lidar com os impactos desse custo sem muitos problemas, já uma empresa de pequeno porte precisa traçar uma estratégia minuciosa, para que os ganhos da viagem sejam maiores do que seu custo investido.
Pensando nisso, preparamos algumas dicas fundamentais para que sua empresa de pequeno porte consiga reduzir seus custos com viagens corporativas.
- Crie uma Política de Viagens
A forma como é definida a política de viagens corporativas da sua empresa pode garantir uma melhoria significativa na qualidade das viagens, além de trazer melhores resultados na redução e controle de custos. Comece traçando regras, práticas e preferências que guiem os colaboradores, definindo o comportamento que eles devem seguir em suas viagens a negócios. Liste os itens, inclua procedimentos de segurança, limites para as despesas diárias e regras de reembolso. Estas normas específicas podem incluir alguns dos seguintes pontos descritos abaixo:
- Reservas de última hora e adiantamentos em dinheiro (a não ser em casos de urgência) devem ser evitados ao máximo;
- Você deve definir como obrigatório a entrega de recibos, para comprovar e justificar as despesas de seus colaboradores. Esta atitude, além de aumentar o controle dos custos, evita possíveis despesas de caráter pessoal, que não se enquadram no que é definido como permitido pela política de viagens da empresa. Se o funcionário precisar ser reembolsado por despesas de hospedagem, peça a conta detalhada do hotel, juntamente com os comprovantes de cartão de crédito. O custo total da estada estará nos recibos, mas itens não cobertos pela empresa, como aluguel de filmes e bebidas do minibar, estarão registrados nesse relatório e o não pagamento deles pode diminuir o custo total da viagem para a empresa.
- Para reduzir ainda mais os custos, a empresa pode oferecer alternativas de transportes mais baratos e acessíveis, como ônibus;
- É fundamental que haja um controle de utilização de carros corporativos para uso pessoal, bem como suas respectivas despesas, como combustível, estacionamento, lavagens e portagens.
- Se optar por contratar uma empresa especializada em viagens corporativas (TMC), deve escolher uma única agência, responsável por cuidar das viagens corporativas de todos os departamentos da empresa;
Para reduzir o risco de fraude, construa normas detalhadas para os relatórios de despesas da sua empresa. Defina o que a empresa está disposta a cobrir, crie um planejamento minucioso, isso fará com que as viagens de sua empresa ocorram de forma tranquila, dentro dos custos e prazos planejados.
- Especifique as Restrições
Defina a companhia aérea, o hotel, locadoras, fornecedores e meios de pagamento que agreguem o maior custo benefício para a empresa. Descreva as restrições ou diretrizes permitidas referentes às reservas. Por exemplo, para agendar um voo, defina limites para a classe de serviço a ser usada. Se o voo tiver menos de cinco horas, o uso da classe econômica pode ser o mais adequado a necessidade da empresa. Já para voos mais longos, a classe executiva ou primeira classe podem ser uma opção necessária para o maior conforto do colaborador. A escolha deve ser feita, com o intuito de não prejudicar seu desempenho em uma reunião, evento ou treinamento que o aguardam no destino. É muito importante também deixar bem definido para os colaboradores, os itens que a empresa não pagará ou reembolsará, que podem incluir lavanderia, estacionamento, gorjetas e taxas de cancelamento de voo.
- Conscientize toda a Empresa
Uma das ações mais importantes, é conscientizar e incentivar os colaboradores a economizarem em suas viagens. Isso significa condicioná-los a trabalharem com orçamentos menores. É importante que ele se sinta parte e comprometido com o planejamento da viagem. Seja sempre honesto e transparente sobre as regras, explique que algumas normas tem o objetivo de diminuir gastos, e peça o feedback de seus colaboradores. Se eles entenderem que os custos estão sendo cortados, mas que as viagens continuam convenientes e confortáveis, eles trabalharão em equipe para otimizar o custo das viagens para a empresa.
- Economizar Não Significa Sacrificar
Para você motivar seus colaboradores a diminuírem os gastos em seus deslocamentos, encontre uma maneira de demonstrar a eles, que a economia vale a pena. Utilize alguma bonificação, como a possibilidade dos viajantes frequentes que mais economizam, acumulem pontos que possam ser trocados por uma viagem de férias. Outra ideia é oferecer como prêmio um jantar em algum restaurante parceiro. Pense também em bônus não convencionais. Com os incentivos certos, você pode encorajar viagens economicamente conscientes, sem causar desconforto algum na equipe.
Lembre-se que uma excelente forma de reduzir custos com viagens corporativas, é enviar um colaborador para visitar os clientes e, de preferência, conseguir traçar um cronograma de visitas, onde em uma mesma viagem, seja realizada diversas visitas a clientes que se encontrem na mesma localização. Desta forma todo custo com passagens, hospedagem, deslocações e refeições será menor.